Le besoin pour une entreprise de viser l’excellence à travers la certification ISO devient un sujet de plus en plus incontournable, quel que soit son secteur d’activité ou sa taille. Elles doivent se soumettre aux critères de choix de partenariat des clients, devenant de plus en plus friands de ces certifications, signes du niveau de qualité et de fiabilité de leurs futures prestataires.
Elles sont, de ce fait, de plus en plus sollicitées par leurs clients de se certifier sur une ou plusieurs normes.
Recevoir une telle demande, lorsque l’entreprise est ignorante de ISO peut être source de stress et d’inquiétude profonde. Elle passe alors par deux étapes : La première est normalement de se poser des questions sur le bien-fondé de cette demande client, sur ce qu’est ISO et cette étape est normalement accompagnée par un moment de colère et d’énervement. Une fois que cette étape est passée, elle donne lieu à l’étape suivante, qui est de se renseigner sur la pertinence de ISO pour son entreprise, combien cela va coûter et surtout ce que cela va apporter sur le long terme.
Il est donc préconisé au gérant d’entreprise de se préparer à une telle demande, et de collecter les informations en amont sur ce sujet afin d’être prévoyant et d’anticiper cette éventualité.
Afin de faciliter votre préparation, cet article répond aux questions les plus courantes à ce sujet.
Que sont les normes ISO, quels sont leurs avantages et pourquoi sont-elles si importantes dans le monde du travail ?
Les normes ISO sont un ensemble de bonnes pratiques pour les entreprises. Elles sont rédigées et définie par des spécialistes de l’industrie et par les entreprises. Elles sont également rédigées afin d’être applicables à tous types d’entreprises, de toutes tailles et de toutes activité. Chaque norme se concentre sur différents sujets (qualité, sécurité, environnement, etc…) mais elles ont toutes un noyau commun.
Ces normes présentent une multitude d’avantages pour votre entreprise, dont :
- L’amélioration de la satisfaction client
- L’amélioration des processus
- L’amélioration continue de votre entreprise
- Un avantage compétitif
- Une reconnaissance internationale
Si ces normes sont si importantes dans le monde du travail, c’est qu’elles ont pour but de vous aider à homogénéiser les bonnes pratiques que vous utilisez au sein de votre entreprise et donc d’assurer un haut niveau de compétences sur l’ensemble de l’industrie.
Pourquoi est-il important de les considérer dès maintenant, même pour un projet à long terme ?
La décision de mettre en place un système de management ISO est un choix important, qui s’étend sur le long terme. Cependant, il est important de prendre la décision au plus vite, et franchir le pas au plus tôt peut se révéler bénéfique pour l’entreprise.
En effet, votre entreprise est vouée à s’agrandir d’une manière ou d’une autre, que ce soit en termes d’effectif, de vos activités ou bien de revenus. Il est donc judicieux d’adopter des bonnes pratiques le plus tôt possible afin d’aider votre entreprise à se développer d’une bonne manière et de s’approprier le système de management dès le début.
Certaines habitudes sont difficiles à changer, surtout les mauvaises. Il est donc préférable de les revoir et de les redresser quand votre entreprise est encore petite.
Cela vous permet par la suite d’avoir un ensemble de bonnes pratiques pour soutenir le développement de votre entreprise.
Après tout, l’essence même des certifications ISO est l’amélioration continue. Il est donc logique de commencer et de continuer à s’améliorer tout au long de votre développement.
Quelles sont les bonnes questions que les entreprises doivent se poser pour déterminer si elles vont bénéficier à faire une certification ISO ?
Il est prouvé qu’une certification apporte de nombreux avantages, notamment une plus grande satisfaction client, des processus améliorés, un avantage concurrentiel et une reconnaissance internationale. Cependant, elle nécessite également du temps, des ressources et des investissements importants.
Vous devez donc examiner attentivement la pertinence d’une démarche vers la certification en fonction de vos besoins et de vos objectifs avant de vous lancer. À terme, la décision de se faire certifier doit se fonder sur la cohérence entre la stratégie ISO et vos priorités respectives.
Quelques bonnes questions à se poser pour savoir si une certification ISO sera pertinente pour votre entreprise :
- Est-ce une demande provenant de mes clients ?
- Est-ce que ISO va apporter une valeur ajoutée à mon entreprise en interne ?
- Quels sont les avantages de la certification à long terme ?
- Est-ce que mon entreprise possède les ressources nécessaires ?
Pour être efficace, la mise en place d’un système ISO dans une entreprise ne doit pas être motivée que par une demande client. En vous engageant pleinement et en définissant vos priorités pour travailler dessus de manière organisée, le processus n’en sera que plus simple et rapide.
Comme nous avons a pu l’observer durant la pandémie de Covid-19, pour pouvoir gérer et surmonter une crise, qu’elle soit aussi bien sanitaire que financière, technologique, ou encore naturelle, une entreprise se doit d’être correctement préparée et structurée. Ces normes vous apportent donc les lignes directrices nécessaires pour maîtriser les impacts et les risques auxquels votre entreprise sera confrontée dans l’avenir.
Les normes ISO peuvent-elles bénéficier à ma petite entreprise ?
Les normes ISO sont applicables à toutes les entreprises, de toutes activités et surtout de toutes tailles.
En effet, les petites entreprises de type TPE/PME et Start-ups sont vouées à s’émanciper. Assurer une bonne structure de base, administrative et opérationnelle optimise les chances d’une anticipation de l’avenir et d’une expansion réussie. La mise en place d’un système de management tel que ISO 9001 peux donc faciliter cela.
Elles offrent également une crédibilité auprès des clients et des investisseurs que vous convoitez, notamment par le biais des appels d’offres. La mise en place d’un système solide et basé sur l’amélioration continue prouve le sérieux de votre entreprise et clarifie votre vision pour l’avenir.
Quelle est la différence entre un organisme accompagnateur et un organisme certificateur, et doivent-ils être accrédités ?
Lors d’une démarche de certification, il est facile de se perdre dans toutes les différentes terminologies, et de savoir à qui déléguer les différentes tâches.
Les organismes accompagnateurs, tel que IMSM (Norme-Impact), sont des organismes de conseil. Ils sont présents pour vous accompagner tout au long de votre démarche jusqu’à la certification, vous aidant à identifier les besoins de votre entreprise pour atteindre la certification, avec l’aide notamment d’une analyse des écarts. Ils vous aident à créer les différents processus nécessaires pour être conforme à la norme visée, puis à les rédiger dans les manuels de votre système de management. Ils vous accompagnent tout au long du processus, en vous délivrant également les formations nécessaires. Enfin, ils vous aident à vous préparer pour votre audit de certification grâce à des audits à blanc.
Les organismes certificateurs sont des organismes externes, à même d’auditer votre/vos système(s) de management et de vous délivrer votre certification ISO. Ces organismes certificateurs peuvent être accrédités mais l’accréditation est un système français non-obligatoire.
Les organismes de certification indépendants (non-accrédités) sont tout de même régulés par l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO), qui veille sur la qualité des différentes certifications. ISO exige des organismes de certification de pouvoir prouver la compétence des intervenants, et préconise à ces organismes de faire appels à des consultants (auditeurs) qualifiés et reconnus, par le biais de qualifications telles que celle de Lead Auditor IRCA ou équivalent.
Toutes les étapes mentionnées ci-dessus sont inclues dans le service clef en main de IMSM, qui s’occupe de l’accompagnement, et qui travaille en partenariat avec l’organisme de certification indépendant QAS International, qui ne missionne que des auditeurs qualifiés IRCA. Cela vous assure donc un service de qualité et sans surprises, du début à la fin de votre processus de certification.
Un consultant peut-il m’aider à mettre en place un système de management de qualité ISO 9001 sans grandes connaissances de mon activité ?
La norme ISO 9001 est un système de management de la qualité (SMQ) qui est applicable à toutes activités, de tous secteurs et de toutes tailles. Donc par définition le consultant en charge de l’accompagnement de votre société n’a pas nécessairement besoin de connaissances approfondies de votre secteur d’activité pour pouvoir vous guider dans la mise en place d’un système de management de la qualité. Cette expertise du secteur d’activité viendra directement de votre entreprise.
En effet, la mise en place d’un système de management ISO dérive d’une implication de la direction de l’entreprise qui souhaite être certifiée, le consultant n’apportant que l’accompagnement nécessité par le client et un regard extérieur. Pour le bénéfice de ce « regard extérieur » il est même préférable que le consultant n’ait pas de grandes connaissances de votre activité, car cela lui permet d’apporter ces questions du « pourquoi ? » et « comment ? » les choses sont faites, ce qui vous encourage à identifier les points importants et les processus à ajouter ou améliorer dans votre système de management de qualité (SMQ).
Donc cette collaboration entre le consultant, avec son objectivité et son expérience de travail au sein d’un grand nombre d’entreprises de tous secteurs, et votre expertise dans votre domaine d’activité, vous permettra d’identifier les procédures à rédiger dans votre SMQ ISO 9001.
Quelles sont les limites de la vidéoconférence lors de l’audit de certification ou de l’audit annuel ?
L’audit de certification doit se faire sur site pour être vraiment fiable. Les audits annuels peuvent cependant se faire en vidéoconférence sur l’accord du client.
En ce qui concerne la mise en place de la norme dans une entreprise, il est possible de la faire en vidéoconférence pour la norme ISO 9001, puisqu’elle se base principalement sur l’entreprise et ses méthodes de travail.
En revanche, d’autre normes qui vont traiter de sujets plus techniques, tels que les normes ISO 14001 et ISO 45001, nécessitent que le consultant se rende sur site pendant le processus de mise en place afin de pouvoir évaluer l’efficacité des différents processus mis en œuvre. Dans le cadre de la norme ISO 45001, la visite par le consultant peut notamment lui permettre de s’assurer que les exigences soient respectées autant sur le papier que sur le terrain.
Pour des normes ayant des systèmes plus techniques et exigeants, tel que dans le cadre de la norme ISO 27001, le consultant se doit de pouvoir constater physiquement les mesures prises par votre entreprise, par exemple pour ce qui concerne le traitement de la sécurité physique des données.
La vidéoconférence est donc un outil qui peut remplir occasionnellement toutes les exigences requises. Mais parfois, bien qu’utile pour la fréquence des échanges entre le consultant et votre entreprise et pratique en cas de disponibilité réduite, l’utilisation de la vidéoconférence ne sera pas suffisante lorsque les exigences d’une norme requièrent des constatations physiques de la part du consultant ou de l’auditeur.
Combien de temps prend la certification ?
Plusieurs critères vont rentrer en compte pour déterminer la durée de mise en place de votre certification ISO, il est donc difficile d’évaluer combien de temps va vous être nécessaire pour l’obtenir.
Cela va notamment dépendre :
- De la norme ISO visée
- De la taille de l’entreprise
- Du nombre d’employés
- Du secteur d’activité
- Des ressources que possède l’entreprise
En moyenne, il est réaliste de parler d’une durée minimum de 6 mois à un an. Certaines normes, comme la norme ISO 9001 par exemple – peuvent être mises en place assez rapidement, à l’inverse de normes ayant plus d’exigences à respecter, comme la norme ISO 27001.
Une fois que votre entreprise a rempli toutes les exigences de la norme ISO et que les processus ont été mis en place et rédigés, vous pouvez alors obtenir votre certification ISO.
En revanche, même après l’obtention de la certification, l’entreprise se doit de continuer de travailler vers une amélioration continue tout au long de la durée de vie de la certification, pour ainsi pouvoir répondre aux exigences, aux objectifs fixés et aux potentielles mises à jour nécessaires lors du renouvellement de la certification.
Quelle est la méthode à suivre pour obtenir la certification ISO ?
La méthode IMSM est une solution clef en main qui propose un accompagnement complet et structuré pour aider les entreprises de toutes tailles et de toutes activités à mettre en place la ou les norme(s) ISO souhaitée(s). Le travail est ainsi réparti entre la direction de l’entreprise et le consultant IMSM qui a ici un rôle d’accompagnateur du début à la fin.
Une méthode en 5 étapes :
- La réussite selon vous :
Le consultant désigné par IMSM va en premier lieu se familiariser avec le contexte de votre entreprise et analyser vos attentes et vos objectifs. Il va ensuite pouvoir comparer les processus déjà présents en interne avec les référentiels ISO et établir avec vous des actions nécessaires à mettre en place. - Un système ISO personnalisé :
Une fois vos objectifs identifiés, il sera mis à votre disposition un support documentaire personnalisé vous apportant le mode opératoire vous permettant donc de compléter votre système existant et de répondre aux exigences de la norme ISO visée. - Un support pédagogique :
Tout au long de cet accompagnement, IMSM offre une formation continue aux personnes à responsabilité dans votre système de management. Une fois que vous avez pu identifier vos besoins d’accompagnement, le consultant pourra vous fournir les supports pédagogiques et instructions pratiques nécessaires notamment sur les principes de l’audit interne et de l’approche par processus. - Audit externe :
A cette étape, effectuée par QAS International, le consultant missionné par IMSM vous aura déjà remis les manuels nécessaires et ses conseils pour que vous puissiez les rédiger. Une fois que cette démarche ISO est formalisée et que le consultant estime votre entreprise prête à la certification, l’auditeur externe missionné par QAS International pourra effectuer l’audit de certification, celle-ci ayant pour but de prouver que votre entreprise est conforme à la norme ISO en question. - Certification de votre entreprise :
Une fois que votre entreprise est confirmée conforme à la norme ISO, l’auditeur pourra faire la demande de certification auprès de QAS international. Votre entreprise recevra son certificat ISO, vous permettant de profiter de sa reconnaissance internationale.
En résumé, la méthode IMSM repose donc sur un travail commun entre votre entreprise, qui va définir et rédiger les processus et procédures à mettre en place, le consultant, qui accompagne votre entreprise dans sa démarche de certification, en apportant des supports, des formations et une aide rédactionnelle tout du long de ce processus et l’auditeur missionné par QAS.
Si vous avez toujours des questions concernant la démarche de certification ISO et que vous souhaitez recevoir des informations personnalisées par rapport à votre entreprise, ainsi qu’un devis, contactez-nous dès aujourd’hui et nous vous mettrons en relation avec un de nos conseillers ISO disponibles dans votre région.
